header-logo

Маркетинговые коммуникации на основе искусственного интеллекта

Отказ от ответственности: приведенный ниже текст был автоматически переведен с другого языка с помощью стороннего инструмента перевода.


Охота за свободными комнатами в офисе: Легко устранимое препятствие для повышения производительности труда

Aug 9, 2022 5:58 AM ET

Когда ваша команда прибывает на место встречи, ее поражает тот факт, что свободных комнат для переговоров нет. Они ищут по всему этажу, затем переходят на следующий этаж, и вот, наконец, свободная комната! Но в ней могут разместиться только четыре участника... только половина команды. По-видимому, программное обеспечение для планирования помещений, основанное на электронных таблицах , дало сбой. После более чем 45-минутных поисков команда прекращает работу и переносит сессию на другую дату.

Больше, чем просто потраченные впустую усилия

Как часто профессионалы сталкивались с подобными ситуациями? Рассмотрим вышеописанный сценарий: Даже если предположить, что команда из 8 человек потратила один час на поиск офисного помещения - это восемь человеко-часов потенциально продуктивного времени, потраченного впустую. Целый день продуктивности был потерян из-за электронной таблицы, управляемой вручную. Очевидно, что даже в этом гипотетическом случае на одного сотрудника будет потрачено больше времени, чем просто час:

- Время в пути от/до домашней базы и места проведения встреч

- Поиск парковки

- Регистрация и подтверждение прибытия

Полнофункциональный программа планирования помещений, с интеллектуальной функциональностью и расширенными возможностями планирования и коммуникации, могла бы вернуть большую часть этих потерянных часов. Однако потерянное время - это только один из факторов уравнения. Безуспешная охота за рабочим пространством приводит не только к непроизводительным затратам времени:

- Команда может отложить принятие важных решений, запланированных для обсуждения на перенесенном заседании

- Презентационные колоды, статистика, информационные документы и другие материалы заседания становятся "несвежими". Теперь члены команды должны просмотреть и пересмотреть их для следующей сессии

- Требуется дополнительное общение и координация, чтобы новая дата, время и место проведения вписались в график каждого участника - кошмарная задача для большинства организаторов встреч!

Хотя эти недостатки, вызванные неиспользованием многофункционального программного обеспечения для планирования помещений, это означает дополнительные затраты времени, которых часто можно избежать, но это также означает дополнительное разочарование, стресс и непроизводительные циклы. Если добавить стоимость этих непродуктивных циклов, то истинная стоимость поиска свободного рабочего пространства оказывается больше, чем просто почасовая ставка сотрудника.

Привнесение эффективности в планирование помещений

Для организаций, внедряющих режим общего рабочего пространства, не имеет смысла полагаться на бумажные процессы бронирования или обновляемые вручную инструменты планирования в электронных таблицах. Это связано с тем, что такие "системы" не интегрированы с другими корпоративными системами, такими как программное обеспечение электронной почты, календари сотрудников и основная сетевая инфраструктура всей организации. Современные интегрированные программные средства для составления расписаниярешения делают больше, чем просто документирование бронирования номеров. Они также:

- Отслеживание офисных помещений и оборудования

- Проверить текущее использование помещения и продолжительность

- Следить за бронированием помещений членами команды

- Генерировать подробные отчеты для точного аудита и внутреннего контроля записей

desk1

Еще одной уникальной особенностью высококлассных корпоративных систем планирования является то, что они поддерживают мобильные устройства. Итак, как это поможет в поиске свободных офисных помещений? В гипотетическом сценарии, описанном ранее, рассмотрим, как программное обеспечение для планирования помещений с поддержкой мобильных устройств могло бы сэкономить несколько часов времени сотрудников.

Как только организатор встречи обнаружил, что с помещением для встречи возникли проблемы, он/она мог/могла разослать электронные обновления - мгновенно! - всем участникам об изменении планов. Участники, которые еще не покинули свои дома/офисы, чтобы отправиться к месту проведения встречи, тут же перенесли бы свой день и использовали бы это время более продуктивно. Может ли бумажный или электронный планировщик сравниться с этим? Ни в коем случае!

Contact Information:

(877) 253-2356
(847) 359-3990
sales@DeskFlex.com
Tags:   Russian, United States, Wire